تعد غرفة نوم البيانات الرقمية الآمنة حلاً مثاليًا للشركات التي تتوقع اعتماد طريقة رقمية لمشاركة المستندات والملفات مع أطراف متعددة. يمكن أن يوفر أيضًا على الشركات نفقات السفر باهظة الثمن لمقابلة العملاء أو المستثمرين شخصيًا لتقديم المستندات المهمة والحصول على التوقيعات.
غالبًا ما تستخدم الشركات VDR للواجبات المنزلية وعمليات الاندماج والشراء وعمليات الصفقات الأخرى حيث يتعين عليها مشاركة المعلومات المهمة للأعمال مع أصحاب المصلحة داخليًا وخارجيًا. تسمح VDRs أيضًا للشركات بتجنب الإزعاج المحتمل بسبب الحاجة إلى إرسال معلومات سرية بالفاكس قد تقع في الأيدي الخطأ.
عند اختيار VDR ، تأكد من التحقق من سمات أمان المزود لمعرفة مدى حماية المتخصص للمعلومات شديدة الحساسية. على سبيل المثال ، قد يحتاج VDR المتميز إلى توفير سكون تشفير 256 بت وتمريره لمنع تلف المستند أو تسربه. كما يجب أن يمنح المستخدمين خيار اختيار موقع خادم متوافق مع خيارات الخصوصية الخاصة بهم.
شيء آخر مهم يجب مراعاته عند شراء غرفة معلومات افتراضية هو ما إذا كانت توفر سياسة خصوصية قابلة للتخصيص والتي قد يُطلب من المستخدمين قبولها عند دخولهم غرفة العائلة. سيساعد هذا في تقييد الوصول إلى أولئك الذين وافقوا فقط على شروط اتفاقية عدم الإفشاء أو اتفاقية سرية مماثلة. أخيرًا ، ابحث عن غرفة بيانات إلكترونية مع ميزة “عرض باسم” التي تتيح لك بدء مشاهدة الموقع من منظور ضيوفك قبل دعوتهم. إنها تشبه ميزة الاستمتاع في Facebook ، مع التأكد من تعيين أفضل مستويات الأذونات لكل مستخدم.