محاضر جاهزة للطباعة ، يتم تحريرها وكتابتها في معظم الشركات والمؤسسات في الاجتماعات لدراسة ومناقشة موضوع معين. المحضر عبارة عن وثيقة رسمية توضح محتوى وموضوع الاجتماع وبيانات الاجتماع والقرارات المتخذة خلال الاجتماع ، كما يتضمن المحضر أهم الأهداف التي تم تحقيقها خلال الاجتماع وبعض التوصيات الواجب تنفيذها الى وقت لاحق.
عناصر محضر الاجتماع
كجزء من مناقشة نماذج المحاضر الجاهزة للطباعة ، من الضروري التحدث عن أهم البنود التي يجب تضمينها في محضر الاجتماع ، والتي يتم تعريفها على أنها هذه الوثيقة التي يتم تحريرها من قبل أحد المشاركين في الاجتماع في مختلف الشركات والمؤسسات ، ويتم تحرير المحضر بعد انعقاد الاجتماع ، لذلك من الضروري الالتزام بها عند صياغة المحضر عبر كتابتها بصيغة الماضي والرجوع لـ أعضاء الاجتماع عبر نموذج الغياب. العناصر التالية:
تاريخ الاجتماع ، بما في ذلك اليوم والتاريخ بالتفصيل والوقت.
مكان الاجتماع.
اسم رئيس الاجتماع.
اسم الشخص المسؤول عن الإشراف على الاجتماع.
أسماء الحاضرين في الاجتماع ، وأسماء الذين تغيبوا واعتذروا.
عنوان الاجتماع.
البنود التي عقد الاجتماع لمناقشتها.
الاقتراحات والتوصيات التي قدمت خلال الاجتماع.
الطريقة الصحيحة لكتابة نموذج تقرير الاجتماع
هناك مجموعة من المعايير التي يجب اتباعها عند كتابة نموذج تقرير الاجتماع ، وأهمها:
تحرير البنود التي تمت مناقشتها في الاجتماع بالتسلسل كماًا لترتيب عرضها في الاجتماع.
قم بتحرير أي مقترحات مقدمة خلال الاجتماع وقم بتضمين اسم مذيع الطلب في هذا الاقتراح.
تعديل أسماء الأشخاص المسؤولين عن اقرار القرارات وتنفيذها.
اكتب النقاط البارزة.
تغيير التسجيل لـ الفعل الماضي.
تجنب تدوين المحضر ، بما في ذلك الأخطاء النحوية أو النحوية.
قم بتحرير التسجيل بالحبر لضمان عدم العبث به أو العبث به.
لا يمكن كتابة رأي شخصي أو نقد من قبل كاتب المحضر لعنصر تمت مناقشته في الاجتماع ، ولكن يمكنه تعديل ملاحظات السلوك عند الطلب.
احفظ استمارة التسجيل في الموقع المحدد لها.
رتب نماذج الدقائق السابقة حسب عمر كل نموذج.
شرح عملية إنتاج القرار خلال الاجتماع.
أنظر أيضا:
أنواع مكبرات الصوت
عندما يتعلق الأمر بتقرير جاهز للطباعة ، من الضروري أن تتعرف على أهم أنواع الدقائق ، وهي كالتالي:
محضر الاجتماع
إنها الوثيقة التي يتم فيها تحرير كل البنود والمناقشات الواردة في الاجتماع والقرارات المتخذة والمقترحات المستقبلية ، ويتم اعتماد محضر الاجتماع من قبل كل من الرئيس وأعضاء الاجتماع.
دقائق الافتتاح
هي الوثيقة التي يتم فيها التصديق على ترقية حديثة للموظف وتذكر فيها كافة الشروط والقواعد التي يجب مراعاتها من قبل الطرفين ، ويوقع المحضر من قبل مدير المشروع الإداري والتنفيذي.
سجل التفتيش
هي الوثيقة التي يتم تحريرها من قبل الشخص المسؤول عن التفتيش ، وهي إحدى الصلاحيات القانونية التي ينسبها رئيس الاجتماع مباشرة لـ أحد الأعضاء.
راجع أيضًا: قوالب المنشورات الدعائية الفارغة التي يمكنك ملؤها كما تريد
تقرير جاهز للطباعة
كجزء من مناقشة عناصر محضر الاجتماع ، تم إعداد محضر جاهز للطباعة على النحو التالي:
تقرير الاجتماع جاهز
إنه …… .. المقابل لـ …… .. / ……………… / ………. تم عقد اجتماع ………….
في الوقت المحدد ……… .. تحت رعاية ……………
بحضور الاعضاء
1 ………. 2 ………………
3 …………… 4 ………………
5 …………… 6 …………… ..
اعتذار الأعضاء
1 ……… ..
2 ………………
3 ……
لمناقشة جدول الأعمال الذي تضمن البنود التالية:
1 ……… ..
2 …………….
3 ………….
أسفرت المناقشات عن مجموعة من القرارات والتوصيات ، وهي:
1 ………………
2 ……………….
3 ………………
اتفق المشاركون على عقد الاجتماع القادم في ………………………………………………………………………. ..
انتهى الاجتماع في موعده …
التوقيع …… ..، ……………، ………….، ………….
تحت إشراف / ………………… ..
انظر أيضاً: نماذج من شهادات الشكر والتقدير لمحفظي القرآن
نموذج تقرير اجتماع المدرسة
تتشابه محاضر الاجتماعات التي تُعقد في المدارس مع نظيراتها في الشركات والمؤسسات من حيث أساسيات الكتابة الدقيقة. عند إذاعة محضر جاهز للطباعة ، من الضروري عرض نموذج من محضر اجتماع المدرسة ، وهو كالتالي:
تقرير اجتماع المدرسة
في الوقت المحدد ……… في صباح يوم ……… .. الموافق…. /… ../…… ، تم عقد اجتماع بعنوان …………… ، برئاسة مدير المدرسة السيد أ. …… …… ، وبحضور الجميع
………
…………
………….
……….
………………
افتتحت الجلسة بكلمات حماسية من مدير المدرسة ونائب مدير المدرسة. وقد اشتمل الخطاب على مجموعة من المقالات كان من أهمها:
1 …………
2 …………….
3 ………….
وقد تم خلال الاجتماع مناقشة الكثير من الموضوعات المهمة والتي تمحورت حول آليات موحدة لظروف الطلاب داخل المدرسة ، ومن أهم النقاط التي تمت مناقشتها:
……… ..
…………
…………
وفي الختام تم الاتفاق على مجموعة من القرارات المهمة التي سيتم تنفيذها اعتباراً من الأسبوع الجاري واتفاق على عقد اجتماع الشهر اللاحق في نفس التاريخ لتحديد لـ أي مدى تم تحقيق أهداف ونتائج الاجتماع الحالي.
التوقيع
سكرتير الجلسة / …………
مدير المدرسة / …………..
انظر أيضًا: كتابة عرض عمل للحكومة
قالب محضر اجتماع الشركة القصير
بعض أهم أشكال محاضر الاجتماعات هي محاضر الشركات ، حيث تتم مناقشة الميزانية والقرارات الحديثة والمواعيد والعديد من الأمور المتعلقة بالشركات ، لذلك يتم وضح نموذج محاضر الشركات الجاهز للطباعة ، على النحو التالي:
تقرير اجتماع الشركة الصغيرة
مثال على محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم هاتف ………………. لسنة واحدة …………….
عقدت في ……… / ………… / ………… ..
برنامج
تلاوة وتصديق محضر الاجتماع السابق.
عرض بيان المصاريف والدخل للأشهر الثلاثة السابقة.
دراسة قبول بعض الأعضاء الجدد
مناقشة القرارات التي تم تنفيذها سابقاً خلال الجلسة السابقة بتاريخ ….
النظر في تقرير النشاط الشهري للشركة عن شهر ……،… ..، …… ..
تحديثات أعمال الشركة. .
دقائق من المقابلة
اليوم… من الشهر… من السنة… في الوقت المحدد…. صباحا / مساءا اجتمع رئيس مجلس الادارة في مقر الشركة والمدير العام السيد / ……………… والعضو المنتدب السيد / ……………. حضور كل الاعضاء
………………
……… ..
………… ..
……………… ..
……………… ..
السادة كانوا غائبين
…………
…………
مجموعة من ……… .. أعضاء من المجموع ………. لذلك ، كان الاجتماع قانونيًا ، وبدأ النظر في جدول الأعمال والمناقشات ، وتم اقرار القرارات التالية
تتم قراءة محضر الاجتماع السابق والموافقة عليه
تمت الموافقة على قبول العضو السيد /… .. ، السيد / …… للانضمام الى رئاسة مجلس الادارة.
الاتفاق على سير العمل في الأشهر الستة التالية ، وزيادة نسبة المبيعات وتحقيق معدل ربح خلال هذه الايام.
تم إغلاق الملف في حدود ………… .. صباحًا / مساءً.
التوقيع
رئيس مجلس الإدارة / ………….
تابع أيضا: كيف تصنع استمارة .. كيف تقوم بعمل اختبار الكتروني على Google Forms
وبذلك تم إذاعة محضر جاهز للطباعة ، وأهم عناصر كتابة محضر الاجتماع ، والقواعد الصحيحة التي يجب اتباعها عند كتابة محضر الاجتماع ، وتم إذاعة أنواع أهم المحاضر ، وعينة من محاضر الاجتماعات في المدارس. والشركات بالإضافة لـ نموذج إرشادي لمحاضر الاجتماعات.
