طريقة كتابة تقرير موضوع يثير اهتمام الكثيرين ، نراه مع أنواع متعددة من التقارير ، كل منها مخصص لغرض معين ؛ هذا يتطلب من كل شخص أن يتعلم الكتابة بخطوات بسيطة توفر الكثير من المتاعب ، خاصة أنها تصبح جزءًا من الحياة المهنية والأكاديمية ، لكن البعض يعتقد أن الأمر يتعلق بإعداد التقرير. إنها مسألة معقدة ، ولكن اتباع مراحل ومنهجية موحدة يجعلها بسيطة ولكنها ممتعة في نفس الوقت.
أنواع التقارير
المحتويات
قبل دراسة طريقة كتابة التقرير ، من المفيد التطرق لـ أنواعه المختلفة في المقام الأول ، بما في ذلك:
- التقارير الرسمية وغير الرسمية: وبما أننا نجد التقارير الرسمية أكثر تنظيماً من التقارير غير الرسمية ، فإن هذين النوعين يختلفان من حيث أساليب الكتابة ، حيث نجد التقرير غير الحقيقي بلغة بسيطة وعادية ويأتي في شكل رسالة قصيرة ، وكذلك استعمال مصطلحات أكاديمية ومهنية وقائمة على الحياد.
- تقارير طويلة وتقارير قصيرة: لأن التقارير الطويلة هي أكثر رسمية ودقيقة وتحتوي على الكثير من التفاصيل ، يتم إعداد بعض التقارير في صفحة واحدة وتعتبر تقريرًا قصيرًا يمكن أن يتجاوز عشرين صفحة مقارنة بالآخرين.
- التقارير الإعلامية والتقارير التحليلية: يختلف هذان النوعان في طبيعة البيانات التي يحتويانها ، فبينما تحتوي التقارير الإعلامية على الكثير من البيانات المهمة والواضحة التي تربط مختلف أقسام الشركة ، نجد تقريرًا تحليليًا يفحص مشكلة موحدة ويقدم حلولاً لها.
- تقارير العرض: تعتمد الكثير من الشركات على التماس بعض احتياجاتها عبر طلب العروض ، حيث قامت شركة أخرى بإعداد وتقديم تقرير عرض يتضمن تفاصيل حول تلبية هذه الاحتياجات ومعالجة المشكلات القائمة.
- التقارير العمودية والتقارير الجانبية: يشير الاختلاف بين هذين النوعين لـ التقيد بمستوى نقل التقرير نفسه.إذا تم تصنيف اتجاه حركة التقرير من المدير لـ الموظف أو العكس على أنه تقرير عمودي ، ولكن نقل التقرير يتم على نفس المستوى الوظيفي ، أي بين موظفي نفس القسم أو قسم انتهاء ، يتم تصنيفها على النحو التالي: تقرير جانبي.
- التقارير الداخلية والتقارير الخارجية: يكمن الاختلاف بين هذين النوعين في مستوى تغيير التقارير: داخلية ، إذا تم تبادلها داخل المنظمة نفسها ، ولكن خارجية إذا تم إرسالها لـ شركات ومؤسسات أخرى غير تابعة لإدارات المنظمة نفسها.
- التقارير الدورية: إنها تقارير يتم تداولها في الغالب عموديًا من الموظفين لـ المدير ويتم جدولتها بانتظام في تواريخ محددة ، خاصة للمراقبة.يمكن طباعتها مسبقًا وتجهيزها ببيانات تم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر لاتخاذ نموذج موحد.
- تقارير الوظائف: يتم استدعاء مجموعة كبير من التقارير حسب الغرض الذي تخدمه ، ومن أهم هذه التقارير ما يلي: التقرير المالي ، تقرير التسويق ، التقرير المحاسبي ، ويمكن أن تندرج كافة الأنواع السابقة في هذا النوع.
كيف تكتب التقرير
تعتمد طريقة كتابة التقرير على بضع مراحل بسيطة تحتاج لـ التركيز عليها في نفس الوقت ، وهي:
- تحديد موضوع ونوع التقرير: تحوي هذه الخطوة تحديد ما يجب أن يتضمنه التقرير من حيث الموضوعات والمعلومات. وينبغي الحرص على تحديد شكل التقرير وكيفية تنسيقه وتحرير محتواه وتحديد الأوصاف الوظيفية المختلفة عبر قراءة الدليل والوصول لـ أي معلومات إضافية.
- جمع البيانات: تهدف هذه الخطوة لـ استكشاف مصادر البيانات التي يحتاجها التقرير ، والتي يجب أن تكون موثوقة ورسمية.يمكنك استعمال المكتبة والتقارير المماثلة أو السيرش في الإنترنت ، ولكن فقط للوكالات الحكومية والمنظمات الدولية ، إلخ. ثم تنظم هذه البيانات وصياغة عناصر التقرير. .
- كتابة المسودة: يمثل إعداد المسودة خطوة مهمة في طريقة كتابة التقرير لأنه نسخة أولية قابلة للتبديل ، وفي تنسيقه يحتوي على نظرة عامة على المسودة ، بالإضافة لـ التعليمات المختلفة التي تطلبها المنظمة مثل العناوين وجدول المحتويات والهوامش وحجم الخط. يجب أن يؤخذ في الاعتبار شرط إدراج إدخال. ملخص لأهداف ونتائج البيانات الواردة في التقرير ، والنسخة مقدمة مع التعليقات والمبادئ التوجيهية.
- قم بمراجعة التقرير وتأكيد الإصدار الأخير: هذه الخطوة هي الخطوة الأخيرة في طريقة كتابة التقرير ، وقبل الموافقة عليه ، يجب التأكد من أنه لا يحتوي على أي أخطاء إملائية أو نحوية وأن كل طلب يطابق ما ورد في التقرير وله استنتاج واقتراحات في انتهاء التقرير.
ملامح كتابة التقرير
تحديد طريقة كتابة التقرير لا يكفي لإتقان هذا الفن ، بل من الضروري التعرف على السمات المختلفة لهذا النوع من الكتابة الموضحة أدناه:
- ركز على دعم التقرير بمعلومات مصدر ذات قيمة وموثوقة.
- كن حذرا وتجنب أي معلومات خاطئة.
- الكتابة بوضوح لا تربك القارئ أو تشتت انتباهه.
- ضع قائمة بالمعلومات بإيجاز وتجنب التفسيرات المطولة.
في وقت سابق من هذه المقالة ، شرحنا طريقة كتابة تقرير فعال ومفيد عبر معالجة الأنواع المختلفة من التقارير ووصف بالتفصيل المراحل والخطوات المختلفة للتقرير ، وكذلك كافة الميزات التي يجب مراعاتها في مثل هذه المقالات.
