طريقة كتابة تقرير … مراحل كتابة التقارير بسهولة

تعد طريقة كتابة التقرير إحدى الطرق المهمة التي يجب على كل موظف أو مسؤول تعلمها وتحديد أهم مكوناتها ؛ خاصة وأن المؤسسات المختلفة ، واسعة كانت والدة صغيرة ، تتطلب مؤهلًا عمليًا داخلها لإعداد كافة أنواع التقارير. لذلك ، يجب على أي موظف ناجح إتقان طريقة إعداد التقارير ، سواء كانت ملتصقة بسير العمل الحقيقي وغير الحقيقي ، أو تقارير الاقتراحات والشكاوى ، أو غيرها ، وسيتم وصفها بالتفصيل أدناه.

ملامح كتابة التقرير

هناك مجموعة من الميزات التي يجب تحقيقها دون إغفال أي جوار خلال كتابة التقرير ، ومن هذه الميزات:

• دقة النقطة حيث يوضح التقرير تقدم الشركة ، ونسبة الربح ، ونتائج تنفيذ استراتيجية حديثة في المنظمة ، إلخ. قد تكون محددة للوصف ؛ هذا يعني أن الدقة العالية هي مفتاح نجاح هذا التقرير.
• قسّم التقرير لـ نقاط رئيسية لـ عناوين وأقسام فرعية حتى يتمكن القارئ من العثور بسهولة على ما يبحث عنه.
• الموضوعية المطلقة هي أساس التقرير الناجح ؛ لا يجب أن يطغى الرأي الشخصي وحماس كاتب التقرير على الآراء المطروحة ، إلا إذا تضمن هذا التقرير بعض النقاط حول رؤية المؤلف وتصوره.
• الشمولية هي واحدة من أهم سمات أي تقرير ناجح ، ولكن في نفس الوقت ، المواءمة مع أي نقطة دون تفصيل أو ذكر تفاصيل تافهة أمر لا ينبغي إغفاله عند كتابة التقرير.
• استخدم اللغة المناسبة لإعداد التقرير وتحديد الوقت المناسب لتقديم التقرير لـ المهتمين بالمراجعة.
• استخدم أي طريقة للإفصاح يعتقد المراسل أنها قد تكون قادرة على توصيل محتوى هذا التقرير للآخرين.

كيف تكتب التقرير

تأتي مراحل طريقة كتابة التقرير لـ المرحلة الثانية بعد فهم طبيعة وخصائص إعداد دراسة الفرد أو تقارير الدراسة أو غيرها ، كما في طريقة كتابة التقرير النموذجي ؛ يأتي على النحو التالي:

• يضع اهداف: عبر إعداد هذا التقرير ، من الضروري تحديد الأهداف التي يرغب المراسل تحقيقها.
• تحديد موضوع التقرير: ومع ذلك ، فليس من المناسب البدء في إعداد تقرير دون وضح واضح ودقيق للنوع والموضوع الذي سيتم تناوله.
• جمع البيانات: يجب أن تعتمد على مصادر موثوقة وخبرة عملية ومصادر معروفة أخرى للحصول على قدر لا بأس به من البيانات والبيانات التي تفيد فكرة التقرير وموضوعه.
• تحديد العناوين: ليس من الصحيح سرد الأفكار في التقرير بشكل عشوائي أو كفقرة واحدة ؛ بدلاً من ذلك ، من الضروري البدء بتحديد العناوين الرئيسية ، كل منها يتخللها بعض النقاط الفرعية ، لشرح العنوان بوضوح وإيجاز.
• إضافة وضح: في الحالات التي يمكن فيها إضافة بعض الصور أو غيرها من أدوات الشرح المناسبة لطريقة إعداد التقرير.
• احفظ المسودة: قبل طباعة التقرير النهائي ؛ يجب أن تتم صياغته ومعاينته ومراجعته لكافة البيانات والبيانات المقدمة فيه ، وكذلك التدقيق اللفظي والإملائي.
• تسليم التقرير: بعد التخلص من اللمسات الأخيرة على التقرير والتأكد من دقة البيانات وطريقة الإدراج وإجراء التنسيق اللازم في نموذج التقرير ، يتم تسليمه لـ صاحب العمل بشكل رقمي أو ورقي.

أنواع التقارير

في ضوء حضور طريقة كتابة التقرير ، يُذكر أن هناك أكثر من نوع واحد من التقارير التي قد تكون مطلوبة كماًا للأنشطة المختلفة في المؤسسات ، وطبيعة العمل المنجز معهم والغرض من إعداد التقرير ، ومن المعروف أيضًا أن كل حدث هو تاريخ حديث ؛ يتطلب كل هدف أو هدف نوعًا مختلفًا من التقارير. وعلى سبيل المثال ؛ التقرير الحقيقي يختلف عن غير الحقيقي ، فهو يختلف عن تقارير المتابعة الدورية وغيرها على النحو التالي:

تقرير رسمي

هذا التقرير هو أشهر وأهم أنواع التقارير وغالباً ما تطلبه الجهات الحكومية وتقارير السيرش العلمي وغيرها. يتكون من المكونات التالية:

• خطاب افتتاحي قصير يوضح ما سيتم ذكره في هذا التقرير.
• صفحة تحتوي على عنوان التقرير.
• ملخص موجز لفكرة التقرير.
• جدول محتويات يظهر رقم هاتف الصفحة لكل عنوان.
• مقدمة تحوي كل ما سيتم تناوله في التقرير بإيجاز شديد.
• المحتوى الرئيسي للتقرير في شكل عناوين ورموز نقطية.
• نتيجة التقرير.
• المراجع.
• المرفقات.

تقرير غير رسمي

يعد التقرير غير الحقيقي أقصر وأكثر إيجازًا من التقرير الحقيقي ، وتتضمن طريقة كتابة التقرير غير الرسمية الأقسام التالية:

• مقدمة بما في ذلك العنوان والغرض الرئيسي من التقرير.
• محتوى التقرير الرئيسي بما في ذلك: العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والتفسيرات والنتائج.
• الخلاصة: يتضمن هذا ملخصًا سريعًا للنتائج والتوصيات والتوصيات ، إن وجدت.

تقرير المتابعة الدوري

يتعلق بمراقبة وتتبع نشاط المنظمة أو تتبع أنشطة الموظف أو غيره ، ويتكون من:

• عنوان يحتوي على الموضوع الرئيسي للتقرير.
• الوقت الذي سيغطي التقرير.
• تاريخ إصدار التقرير وتقديمه.
• المهام والإنجازات المحققة.
• المعوقات والصعوبات والإخفاقات إن وجدت.
• الأهداف المستقبلية والنتائج المتوقعة.

تقرير المراجعة

تقرير التفتيش هو تقرير معد للفحص الدوري أو الفحص المفاجئ لمنظمة أو موظف ويتضمن:

• ملخص يوضح شروط التقرير.
• المحتوى الرئيسي لما تم خلال هذا التدقيق.
• وضح النتائج التي تظهر من هذه المراجعة.
• اذكر النتائج وأضف أي مرفقات.

تقرير شكوى

بعض الأحيان؛ يمكن للموظف أو المدير إصدار تقرير لتقديم شكوى ضد موظف أو بسبب إحدى الاستراتيجيات غير المفيدة المطبقة على عملية العمل أو غيرها ، ويتضمن دائمًا:

• العنوان والغرض الرئيسي من التقرير.
• تاريخ إصدار التقرير.
• اسم المراسل واسم الطرف الثاني الذي تقدم له الشكوى.
• عرض المحتوى الرئيسي الذي يحمل كافة البيانات المتعلقة بطبيعة وموضوع الشكوى.
• خاتمة توضح الغرض الأساسي من إذاعة هذا التقرير وهو عمل للصالح العام.

نموذج تقرير جاهز Word

يعد استعمال نموذج تقرير جاهز الخيار الأفضل لكثير من الأشخاص غير المهرة في القدرة على إعداد نموذج تقرير من البداية ولا يمكنهم إيجاد الوقت للقيام بذلك ، وبالتالي فمن الأفضل استعمال نموذج تقرير جاهز ودقيق هنا ويلاحظ أن الكثير من الأشخاص يفضلون استعمال ملفات برنامج. مع سهولة التحرير والتعديل والإضافة لـ معالج كلمات Microsoft Word ، يمكنك الحصول على نموذج تقرير جاهز في أي وقت وبتنسيق Word doc.

نموذج تقرير جاهز pdf

تعتبر ملفات PDF من أهم أنواع الملفات التي يعتمد عليها الكثير من الناس ، خاصة عند طلب النماذج الجاهزة ؛ على وجه الخصوص ، نظرًا لأن ملفات pdf هذه قادرة على الحفاظ على تنسيق الملف وتنسيقه ، والخط المستخدم وتنسيق القالب العام للملف ، وفي هذا السياق ؛ يختار بعض الأشخاص نموذج تقرير جاهزًا بتنسيق PDF ويمكن استعمال أحد هذه النماذج.

في انتهاء هذا المقال ؛ لا ينبغي أن ننسى أن حضور طريقة كتابة تقرير ومعرفة أهم الميزات وإتقان مراحل كتابة التقرير بسهولة أمر إلزامي لكل فرد وموظف مهتم بإنشاء التقارير والإلمام بها. حتى لو كان ذلك يعتمد على استعمال نماذج التقارير الجاهزة.