في كتابة المحاضر عند توثيق لما يدور في الاجتماعات يسجل فيه؟? أولاً، يعد كتابة المحاضر أمرًا مهمًا في عمليات التوثيق والإدارة الفعالة للمعلومات داخل أي منظمة أو مؤسسة. تتضمن كتابة المحاضر كتابة محتوى الاجتماع وتسجيل كل القرارات المتخذة والاتفاقات والمناقشات التي جرت. تعزز عملية توثيق اللاجتماعات تدفق المعلومات ، وتشجع المساءلة وتوفر سجلات تاريخية للمؤسسة.
ثانيًا، لتحقيق هدف التوثيق الفعال للاجتماعات ، ينبغي على المحرر أن يسجل كل جزء من الاجتماع بطريقة دقيقة وشاملة. من المهم جرد الطرق التالية لكتابة المحاضر:
1. بداية الاجتماع: يجب على المحرر تسجيل الوقت والتاريخ الذي بدأت فيه الاجتماع ، وكذلك الحاضرين.
2. جدول الأعمال : ينبغي أن يتم تسجيل جدول الأعمال بشكل دقيق ، لضمان توثيق كل المواضيع المطروحة للنقاش.
3. القوائم والمناقشات : يجب تسجيل جميع القوائم والعروض التي تمت في الاجتماع وأفكار المشتركين. على سبيل المثال ، ينبغي تسجيل القوائم والمناقشات التي تم بحثها ، بما في ذلك النتائج المتفق عليها والخطط.
4. القرارات والتصريحات : ينبغي تسجيل كل القرارات والتصريحات التي تم اتخاذها من قبل المشتركين في الاجتماع.
5. وتحديد الإجراءات اللاحقة: ينبغي تسجيل جميع الإجراءات اللاحقة التي استحوذت على اهتمام المشتركين للوصول إلى وحل المشكلة وتحقيق النتائج.
أخيرًا، يجب أن يشجع كتاب المحاضر الجودي على تطبيق الصفات الشخصية مثل الذكاء والصبر والتفاني في انقاذ معلومات الاجتماع وتوثيقها بدقة وليس على تنقيح ذهنهم فقط. فضلًا عن ذلك ، ينبغي عليه أن يحافظ على سرية سجلات الاجتماعات وأحرفهم باستخدام عادات منظمة أو المعايير الأخلاقية.
